IT SERVICE MANAGEMENT (3)

FINANCIAL MANAGEMENT FOR IT SERVICES

  Ø   PENDAHULUAN DAN RUANG LINGKUP

Tidak ada bisnis yang dapat bertahan lama, apalagi berkembang, jika gagal mengelola uangnya secara efektif. Seperti bisnis lainnya, penyedia layanan TI, baik yang dijalankan sebagai bisnis komersial atau tidak, membutuhkan pengelolaan keuangan yang baik. Ia harus memastikan bahwa ia memiliki jumlah uang yang tepat yang tersedia untuk menjalankan rencananya, untuk memastikan bahwa ia memahami bagaimana uangnya telah digunakan, untuk menentukan apakah uang itu telah digunakan secara efektif atau apakah investasi baru yang diusulkan itu sehat. Perlu dipahami apa yang biaya layanan individu untuk menyampaikan dan bagaimana biaya ini harus dibagi di antara pengguna layanan, sehingga, antara lain, dapat menilai dampak perubahan permintaan dan retribusi biaya untuk penggunaan layanan jika sesuai.

Manajemen keuangan adalah tentang menjaga sumber daya keuangan organisasi, memastikan bahwa mereka dipekerjakan dengan hati-hati dan bahwa penggunaannya dipertanggungjawabkan dengan benar. Manajemen keuangan memastikan organisasi memiliki pemahaman tentang biaya operasinya, struktur biaya dan hal-hal yang mempengaruhinya. Ini membantu organisasi membuat keputusan terbaik tentang layanan yang harus disediakan, cara layanan harus disediakan, investasi yang diperlukan untuk pengiriman mereka dan pengaruh perubahan pola permintaan. Ini mengevaluasi nilai layanan untuk bisnis dan, jika relevan, dasar untuk menetapkan harga bagi mereka. Bekerja dengan manajemen portofolio layanan, itu membantu organisasi menentukan layanan yang harus disediakan dan mereka harus menghentikan atau mengubah dalam beberapa cara.

Manajemen keuangan membantu perencanaan keuangan, memastikan bahwa rencana organisasi selaras dengan kemampuannya untuk mendukung biaya keuangan dan mengelola risiko. Ini melacak pengeluaran sehingga jelas bagaimana uang itu telah digunakan. Dengan secara rutin membandingkan pengeluaran dan pendapatan dengan rencana keuangan dan anggaran, manajemen keuangan akan mengidentifikasi potensi masalah dan mengambil tindakan yang tepat untuk menjaga organisasi tetap di jalurnya. Jika penyedia layanan TI mengenakan biaya untuk layanan, manajemen keuangan akan memberi saran tentang bagaimana hal ini harus dilakukan dan biaya apa yang harus ditagihkan.

Penyedia layanan TI harus bekerja di dunia yang berubah dengan cepat. Bisnis dan konteks di mana mereka beroperasi terus berubah, dan layanan TI penyedia layanan harus merespons dengan cepat dan efektif terhadap perubahan ini. Manajemen keuangan yang kuat memungkinkan penyedia layanan TI untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merespon lebih cepat terhadap perubahan. Ini memungkinkan kontrol pengeluaran yang lebih baik, memastikan keputusan investasi yang sehat dan mendorong pengambilan nilai.

  Ø   MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan manajemen keuangan untuk layanan TI adalah untuk memastikan bahwa penggunaan optimal dibuat dari sumber daya keuangan organisasi dan bahwa ini dicapai sesuai dengan kerangka peraturan di mana operator layanan TI beroperasi.

Tujuan manajemen keuangan adalah untuk memastikan bahwa:

• uang dikelola dan dibelanjakan dengan bijak;

• sumber daya keuangan yang tersedia selaras sepenuhnya dengan rencana dan persyaratan organisasi untuk penyampaian layanan TI;

• keputusan investasi yang sehat dan relevan dengan tujuan organisasi;

• Risiko keuangan diidentifikasi dan dikelola secara efektif;

• pengaturan tata kelola diterapkan untuk memastikan pengelolaan sumber daya keuangan yang efektif dan untuk menentukan akuntabilitas yang jelas;

• organisasi mematuhi semua kewajiban pengaturan keuangan yang relevan dan keseluruhan kebijakan keuangan dan strategi bisnis.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa:

• ada sistem yang efektif untuk perencanaan dan penganggaran keuangan;

• rencana keuangan dan alokasi anggaran diselaraskan dengan portofolio layanan;

• Semua investasi yang diusulkan memiliki kasus bisnis yang memenuhi standar organisasi;

• semua risiko keuangan yang signifikan diidentifikasi dan dikelola sepenuhnya;

• ada kerangka kerja tata kelola yang sesuai dengan akuntabilitas yang jelas dan semua yang perlu dilatih dengan benar dalam kaitannya dengan itu;

• semua pengeluaran keuangan diperhitungkan dengan benar dan ada proses audit untuk memastikan pengelolaan sumber daya keuangan yang tepat;

• biaya dan nilai dari semua layanan, proses, dan kegiatan TI dimonitor, diukur dan dipahami dan tindakan yang tepat diambil berdasarkan kinerja keuangan mereka.

  Ø  AKTIVITAS DAN KONSEP

·        Penganggaran

Penting untuk merencanakan ke depan untuk memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan uang yang tersedia. Produk dari perencanaan ini adalah rencana keuangan atau penutup anggaran pengeluaran dan penghasilan yang diharapkan untuk jangka waktu tertentu, biasanya tahun (keuangan). Pengeluaran dan pendapatan akan dibagi ke dalam kategori untuk memfasilitasi keuangan perencanaan, manajemen dan kontrol.

Anggaran harus mencerminkan layanan yang akan dikirimkan, proyek baru, investasi dan perubahan terencana lainnya. Ini bukan artikulasi tentang apa yang diharapkan bisnis untuk dilakukan:

ini adalah tentang apa yang dapat dicapai secara realistis. Meski begitu, anggaran adalah rencana dan rencana tidak selalu berhasil. Anggaran harus merupakan prediksi terbaik yang dapat dibuat oleh organisasi, tetapi harus menyertakan beberapa kemungkinan untuk hal yang tidak terduga. Anggaran harus menunjukkan bagaimana pengeluaran dan pendapatan cenderung berubah selama periode anggaran (mis. Biaya tenaga kerja dan transportasi yang lebih tinggi pada waktu sibuk musiman).

Manajemen keuangan yang baik membutuhkan pemantauan berkala terhadap anggaran. Ini memberitahu organisasi ketika tindakan diperlukan untuk mempertahankan kontrol keuangan, memberikan peringatan dini bahwa pengeluaran terlalu tinggi atau pendapatan terlalu rendah; bahwa proyek yang direncanakan tidak dapat didanai atau orang lain dapat diajukan. Manajemen keuangan mungkin mengharuskan manajer untuk mengurangi pengeluaran atau meningkatkan penghasilan untuk kembali ke jalurnya. Terkadang, variasi dalam satu bagian dari anggaran akan diimbangi di tempat lain dan anggaran dapat direvisi dengan sesuai. Misalnya, pengeluaran yang lebih rendah untuk karyawan internal diimbangi oleh pengeluaran yang lebih tinggi pada kontraktor.

Namun, anggaran tidak boleh diubah hanya untuk menyesuaikannya dengan dunia nyata. Variasi yang signifikan adalah peringatan bahwa segala sesuatunya tidak seperti yang diharapkan. Pemerintahan yang baik membutuhkan manajer untuk mengambil tindakan yang dianggap sebagai respons.

·        Akuntansi

Proses dalam akuntansi TI memungkinkan penyedia layanan TI untuk memperhitungkan pengeluaran dan pendapatan, memberikan perincian tentang bagaimana biaya dan pendapatan dibagi antara pelanggan, layanan dan kegiatan. Analisis ini membantu menentukan efektivitas biaya layanan untuk membuat keputusan yang baik tentang mereka. Ini memberikan rincian tentang bagaimana biaya dapat dikaitkan dengan pelanggan dan kelompok pelanggan, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi pelanggan utama dan dampak dari konsumsi layanan mereka. Informasi yang dikumpulkan melalui proses akuntansi menyediakan pemantauan anggaran dengan data pengeluaran dan pendapatan, yang akan digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian keuangan dan untuk menentukan apakah tindakan diperlukan untuk memperbaiki variasi signifikan dari anggaran.

·        Pengisian

Keputusan apakah akan menuntut adalah keputusan strategis yang harus diambil dengan hati-hati. Pengisian tidak hanya meningkatkan biaya operasi dari penyedia layanan TI, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas, eksposur dan transparansi. Pelanggan dapat membandingkan apa yang mereka dapatkan dari TI dengan apa yang harus mereka bayarkan, dan mereka dapat lebih mudah membandingkan penyedia TI in-house mereka dengan alternatif. Pengisian menyediakan sarana untuk memengaruhi perilaku pelanggan, membentuk permintaan dan penggunaan untuk mencocokkan kapasitas, sehingga mengurangi biaya dan risiko. Tanpa pengisian daya, banyak pelanggan dan pengguna akan melihat Layanan TI gratis dan akan membuat tuntutan pada layanan ini dengan sedikit minat dalam implikasi keuangan atau operasional. Pengenalan pengisian daya membantu mengubah sikap.

·        Kasus bisnis

Semua organisasi perlu berinvestasi dengan bijaksana dan peran kunci manajemen keuangan adalah mengevaluasi proposal untuk investasi untuk menentukan apakah mereka berharga. Manajemen keuangan yang baik akan mengharuskan semua proposal untuk investasi memasukkan kasus yang jelas untuk membuat investasi. Kasus ini biasanya berupa kasus bisnis. Kasus bisnis adalah alat pendukung keputusan dan perencanaan yang memproyeksikan konsekuensi yang mungkin dari tindakan bisnis. Inti dari kasus bisnis biasanya analisis keuangan, tetapi pembenaran investasi sering bergantung pada lebih dari pertimbangan keuangan.

·        Contoh

Otoritas lokal ingin membuat layanan untuk mengidentifikasi dengan cepat apakah seorang anak sebelumnya diidentifikasi berisiko. Jika seorang anak muncul di rumah sakit dan departemen darurat rumah sakit, dokter yang bertugas akan dapat memeriksa rincian anak-anak terhadap Daftar Risiko dan memberitahukan Layanan Sosial jika ada hasil positif. Ini melibatkan investasi yang cukup besar dalam sistem TI dan layanan dukungan tetapi tidak ada manfaat finansial langsung. Namun demikian, manfaat potensial (misalnya dalam menghindari kematian atau cedera yang tidak perlu dari seorang anak yang berisiko) mengesampingkan biaya keuangan.

  Ø  HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

Manajemen keuangan untuk layanan TI adalah pusat manajemen layanan TI, dan memiliki hubungan dengan banyak disiplin manajemen layanan lainnya. Interaksi utamanya adalah dengan manajemen tingkat layanan, manajemen portofolio layanan, kapasitas manajemen dan aset layanan dan manajemen konfigurasi.

·        Manajemen tingkat layanan

Manajemen tingkat layanan (SLM) perlu bekerja dengan manajemen keuangan sehubungan dengan biaya tingkat layanan yang diusulkan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis organisasi saat ini dan yang direncanakan. Biaya ini akan dimasukkan ke dalam perdebatan tentang apa yang terjangkau dan dapat disampaikan dan, oleh karena itu, apa yang dapat disepakati dalam perjanjian tingkat layanan (SLA). Jika pengisian sudah dilakukan, manajemen keuangan akan terlibat dalam menentukan biaya, termasuk penggunaan pengisian diferensial sebagai bagian dari manajemen permintaan. Manajemen keuangan akan membantu dalam perubahan biaya dan mengevaluasi investasi baru yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

·        Manajemen portofolio layanan

Manajemen keuangan berkaitan dengan pengembangan kasus bisnis, penilaian peluang investasi, evaluasi berbagai opsi layanan, evaluasi risiko keuangan dan penentuan nilai layanan. Semua ini penting keputusan tentang apa yang harus dimasukkan dalam portofolio layanan atau dihapus dari itu. Manajemen keuangan mampu berkontribusi pada keputusan tentang cara terbaik untuk menyediakan layanan tertentu, apakah ini harus melalui penyedia layanan TI di-rumah atau penyedia pihak ketiga. Manajemen keuangan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pendanaan tersedia untuk mendukung pengiriman portofolio layanan dan untuk memastikan alokasi anggaran selaras dengan itu.

·        Manajemen kapasitas

Baik ketersediaan dan manajemen kapasitas berkaitan dengan biaya yang efektif pengiriman layanan, dan manajemen keuangan dapat membantu dengan menyediakan informasi biaya untuk memungkinkan penilaian dampak keuangan dari tingkat kapasitas dan ketersediaan yang diinginkan. Proposal untuk berinvestasi dalam kapasitas baru atau peningkatan ketahanan dapat dinilai oleh manajemen keuangan sebelum tindakan diambil untuk membeli. Ketika pengisian dilakukan, manajemen kapasitas akan dapat memberikan informasi tentang penggunaan sumber daya yang akan membantu manajemen keuangan menentukan biaya.

·        Pengelolaan aset dan konfigurasi layanan

Manajemen aset dan konfigurasi layanan mengelola dan memelihara konfigurasi manajemen database (CMDB), yang memegang informasi keuangan dan lainnya pada aset yang diperlukan oleh manajemen keuangan untuk berbagai penggunaan. Sebagai contoh, dari CMDB, harus mungkin untuk mengidentifikasi semua komponen yang diperlukan untuk memberikan layanan yang diberikan dan informasi ini digunakan oleh manajemen keuangan untuk menentukan keseluruhan biaya layanan. CMDB juga menyimpan informasi tentang aset, seperti tanggal penggantian peralatan dan penghentian lisensi / tanggal perpanjangan, yang dapat digunakan dalam pengembangan anggaran dan perencanaan keuangan jangka panjang.

·        Manajemen hubungan bisnis

BRM (Business relationship management) membantu manajemen keuangan untuk layanan TI untuk memahami bagaimana pelanggan menilai nilai yang mereka dapatkan dari layanan TI dan apa yang mereka siapkan untuk membayarnya. BRM membantu pelanggan memahami kebijakan, biaya, risiko, dan masalah keuangan penyedia layanan TI lainnya, dan menjelaskan bagaimana biaya penyedia layanan diterjemahkan ke dalam biaya pelanggan. Secara kritis, BRM dapat membantu pelanggan memahami implikasi keuangan dari keputusan perencanaan jangka panjang.